Lợi ích và thủ tục đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm

Trong trường hợp bạn muốn sản phẩm xuất khẩu hoặc bán tại siêu thị, tạp hóa,… Việc đăng ký mã vạch cho sản phẩm là điều cần thiết và bắt buộc. Các đơn vị kinh doanh hàng hóa khi đăng ký sẽ thuận lợi cho việc phân phối sản phẩm trên thị trường. Vậy thủ tục đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm thực hiện như thế nào?

1. Mã số mã vạch là gì?

Mã số mã vạch (MSMV) là một trong các công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động các đối tượng: sản phẩm, dịch vụ, tổ chức hoặc địa điểm… Dựa trên việc ấn định một dãy số (hoặc chữ số) cho đối tượng cần phân định và thể hiện mã đó dưới dạng mã vạch để thiết bị (máy quét) có thể đọc được. 

Có thể nói, MSMV như một mã định danh cho sản phẩm của doanh nghiệp. Dựa vào mã này có thể xác định được nguồn gốc của sản phẩm. Chẳng hạn như: sản phẩm đến từ quốc gia nào, thuộc doanh nghiệp nào sản xuất,… Cần lưu ý rằng, việc in mã vạch vào sản phẩm là truy xuất nguồn gốc. Điều này giúp truy lại được nguồn gốc của sản phẩm qua từng công đoạn của quá trình sản xuất và chế biển của sản phẩm.

2. Tại sao phải đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm?

– Thứ nhất, việc đăng ký mã số mã vạch góp phần hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng, thuận tiện hơn trong việc quản lý số lượng hàng tồn kho, giá thành sản phẩm, các phương tiện công nghệ thông tin như: máy tính, điện thoại một cách nhanh chóng và chính xác mà không cần phải tốn công ghi chép bằng sổ tay.

– Thứ hai, đối với việc đưa mặt hàng vào các siêu thị hoặc thực hiện xuất nhập khẩu thì hàng hóa có mã số mã vạch được gắn lên sản phẩm là điều bắt buộc phải có. Mục đích là để các cơ quan, đơn vị dễ dàng kiểm tra, theo dõi các mặt hàng khác nhau của doanh nghiệp.

– Thứ ba, tiết kiệm được nguồn nhân lực và thời gian cần thiết đáng kể trong khâu kiểm kê, tính toán. Từ đó nâng cao năng suất hiệu quả làm việc.

– Thứ tư, hạn chế được tối đa những sai sót trong quy trình tực hiện và kết quả đảm bảo được độ chính xác cao bởi mã vạch được mã hóa và quản lý, lưu trữ trên các thiết bị điện tử mà không qua các công việc ghi chép hoặc nhập liệu.

– Thứ năm, Việc thanh toán và tra cứu thông tin nhanh chóng nhờ mã vạch sản phẩm đem lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng với quy trình được thực hiện một cách nhanh chóng, rõ ràng.

3. Hồ sơ, thủ tục đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm

Đơn vị khi muốn đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm cần chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký sử dụng MSMV bao gồm những tài liệu cụ thể như sau:

– 02 bản Đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch. Theo mẫu số 12 Phụ lục Nghị định 74/2018/NNĐ-CP.

– Bản sao GCN ĐKDN hoặc Quyết định thành lập đối với tổ chức; giấy đăng ký kinh doanh đối với hộ kinh doanh.

– Phiếu đăng ký thông tin của GS1 Việt Nam theo mẫu.

– Phiếu đăng ký thông tin cho Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Việt Nam theo mẫu quy định.

– 02 bản danh sách sản phẩm sử dụng mã GTIN. Theo mẫu tại Phụ lục II quy định tại VBHN số 15/VBHN-BKHCN.

Doanh nghiệp có thể thêm một vài sản phẩm trước sau đó kê khai online sau. Đơn vị đăng ký mã số mã vạch thực hiện hai bước kê khai và nộp hồ sơ. Kê khai hồ sơ đăng ký MSMV trên hệ thống. Nếu hồ sơ kê khai hồ sơ đăng ký MSMV trên hệ thống hợp lệ. Đơn vị đăng ký thực hiện nộp hồ sơ bản cứng về Tổng cục tiêu chuẩn do lường chất lượng Việt Nam – Bộ Khoa học Công nghệ để đối chiếu.

4. Trình tự thủ tục đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký mã vạch tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Việt Nam. Bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để thực hiện toàn bộ thủ tục thực hiện đăng ký mã số – mã vạch cho sản phẩm của bạn.

Bước 2: Trong vòng 7-10 ngày làm việc, GS1 thẩm định Hồ sơ và cấp mã cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cầm giấy hẹn lên lấy mã Doanh nghiệp. Khi đó doanh nghiệp sẽ phải nộp lệ phí và sẽ được chuyên viên hướng dẫn cách sử dụng mã doanh nghiệp.

Bước 3: Sau 15-20 ngày làm việc theo giấy hẹn doanh nghiệp đến nhận kết quả là xác nhận sử dụng mã vạch.

Chú ý: 

• Để được cấp mã số mã vạch, doanh nghiệp phải có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật và hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
• Sau khi được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch cho sản phẩm, chủ sở hữu cần thường xuyên cập nhật, khai báo các thông tin sản phẩm sử dụng mã số mã vạch. Đồng thời khai thác các tính năng khác trên ứng dụng quản lý thông tin sử dụng mã vạch quốc gia (IDD) tại website idd. Nếu không cập nhật thì sản phẩm đó sẽ không được hiển thị trên phần mềm quét mã số mã vạch trên điện thoại di động.

5. Nộp hồ sơ đăng ký mã vạch ở đâu ?

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch nộp tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Việt Nam. Địa chỉ tại số 8 – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội.

Có 2 hình thức nộp hồ sơ để xin cấp Giấy chứng nhận sử dụng mã số mã vạch. Đó là nộp trực tiếp tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Việt Nam theo địa chỉ như trên hoặc gửi qua đường bưu điện.